Меню

10 най-добри системи за управление на документи за по-добър работен процес

  • Основен
  • Други
  • 10 най-добри системи за управление на документи за по-добър работен процес

10 best document management systems

Опитайте Нашия Инструмент За Премахване На Проблемите

Най-често използваната система за управление на документи:

С продължаващия процес на цифровизация хората искат да намалят работата си на хартиен носител и очакват да имат достъп до важните си документи от всяко място и по всяко време.

Системите за управление на документи са най-доброто решение за улесняване на тази задача. PDF Readers са най-добрият пример за система за управление на документи, чрез която можете да осъществите достъп до PDF файла офлайн и да го съхраните, за да го видите и дори да отпечатате и публикувате по всяко време и на всяко място.

Системите за управление на документи също са известни като Система за управление на съдържанието и са широко разглеждани като компонент на Enterprise Content Management (ECM). Свързан е с управление на записи, работни потоци, управление на цифрови активи и др.

Система за управление на документи

В този урок ще разгледаме задълбочено най-популярните системи за управление на документи, които се използват от редица успешни организации за ефективно управление на техните документи на хартиен носител.

Какво ще научите:

Какво представлява управлението на документи?

Управлението на документи може да се определи като начинът, който се използва от организациите за управление и проследяване на електронни документи.

Насоки за по-добро разбиране на управлението на документи:

  • Едновременно, но отделно редактиране на документи, за да се избегне конфликтът на презаписване.
  • За да се върнете към последната точна версия на документа в случай на грешка.
  • Контрол на версиите за разграничаване между две различни версии.
  • Реконструкция на документи.

Днес Управлението на документи е достъпно от малко самостоятелно приложение до мащабни корпоративни конфигурации, които включват стандартни функции за попълване на документи.

Тези функции включват:

  • Място за съхранение
  • Сигурност и контрол на достъпа
  • Одит и индексиране
  • Класификация, търсене и извличане
  • Интеграция с настолно приложение

Системи за управление на документи

Системите за управление на документи се отнася до управление и достъп до документите по електронен път.

Корпоративните системи за управление на съдържанието управляват и контролират цифрови документи, създадени с помощта на Microsoft Office Suite и счетоводен софтуер като CAD и др.

Електронната система за управление на документи трябва да съдържа компонентите, дадени по-долу, за да бъде доказано ефективна:

  • Внос: За да отворите нов документ в системата.
  • Съхранение: Да поддържа системни файлове и да използва съхранение.
  • Идентичност: За извличане на документи с точност чрез задаване на индекси.
  • Износ: За да премахнете елементи от системата.
  • Сигурност: Защита с парола за определени файлове за оторизирани потребители.

=> Свържете се с нас да предложите списък тук.

Най-популярни системи за управление на документи

Нека разгледаме някои от популярните системи за управление на документи, които се използват широко за намаляване на документацията на хартиен носител и подобряване на базираната на документи производителност на организацията.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Алфреско
  4. LogicalDOC
  5. Офис на Фън
  6. Nuxeo
  7. Дърво на знанието
  8. Seed DMS
  9. Касетка
  10. MasterControl Документи
  11. M-файлове
  12. Worldox
  13. Докми
  14. ademerit

Вземете БЕЗПЛАТНИ оферти на системата за управление на документи


# 1) pCloud

pCloud

Основни функции

  • pCloud ще ви позволи да зададете групови разрешения или индивидуални нива на достъп.
  • Можете да контролирате достъпа до данни чрез споделени папки.
  • Това ще ви позволи да коментирате файлове и папки.
  • Той поддържа подробни дневници за активността на акаунта.
  • Можете да получите достъп до всяка предишна версия на вашите файлове.
  • Той има функционалности за управление на файлове, споделяне, защита, управление на файлове, архивиране на файлове и управление на цифрови активи.
=> Посетете уеб сайта на pCloud

# 2) HubSpot

Табло за управление на HubSpot

Характеристика:

  • HubSpot Софтуерът за управление на документи за продажби и проследяване на продажбите ще бъде полезен за изграждането на библиотека от съдържание за продажби за целия екип.
  • Ще можете да споделяте документи от входящата си поща в Gmail или Outlook.
  • Той ще ви предупреди, когато потенциалните клиенти ще се ангажират със съдържанието, изпратено от вас.
  • Той ще даде представа за това как съдържанието на продажбите е полезно за придвижване на процеса на продажби напред, колко често съдържанието се използва от екипа.
  • HubSpot разполага с универсален софтуер за продажби с много функции като проследяване на имейли, планиране на имейли, автоматизация на продажбите, чат на живо, отчитане и др.
=> Посетете уебсайта на HubSpot

# 3) Алфреско

Алфреско

Основни функции:

  • Това е ECM с отворен код, който осигурява управление на документи, сътрудничество, управление на знания и уеб съдържание, управление на записи и изображения, хранилище на съдържание и работен поток
  • Той поддържа общата файлова система с общ интерфейс (CIFS), която позволява съвместимост на документи с Windows, както и с Unix като операционни системи.
  • Alfresco се предлага с поддръжка на API и работи като back-end за съхранение и извличане на съдържанието.
  • Лесното персонализиране и контрол на версиите са най-добрите характеристики на Alfresco, но са доста сложни за използване

Официална връзка: Алфреско

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Основни функции:

  • LogicalDOC е система, базирана на Java с отворен код и може да бъде достъпна от всеки уеб браузър
  • Тази система може да бъде достъпна във вашата собствена мрежа и позволява да се създават и управляват произволен брой документи.
  • Помага за подобряване на производителността и сътрудничеството на системите за управление на документи.
  • Предлага бърз достъп и лесно извличане на съдържание.
  • Той използва Java Frameworks като Hibernate, Lucene и Spring, за да осигури изключително гъвкаво решение за управление на документи.
  • Предлага се с набор от добре дефинирани API за интегриране с приложения на трети страни.

Официална връзка: LogicalDOC

# 5) Feng Office

Офис на Фън

Основни функции:

  • Feng Office е DMS с отворен код с уеб базирана платформа за сътрудничество.
  • Някои добри характеристики на Feng Office включват проследяване на времето, диаграма на Гант, управление на задачи и управление на знания.
  • Той е лесен за употреба и ви позволява да маркирате елементи.
  • Можете дори да проследявате и изпращате съдържанието едновременно на множество потребители.
  • Единственият недостатък е, че прави някои от функциите му платени само с всяка актуализация.

Официална връзка: Фън Офис

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Основни функции:

  • Nuxeo е система с отворен код, която управлява потока от съдържание през бизнес цикъла.
  • Доказаната система намалява времето, необходимо за търсене и извличане на съдържание.
  • Той предоставя редица начини за улавяне на съдържанието, включително сканиране на изображения.
  • Регистрирането на одити е една от добрите функции, които можете да използвате за проследяване на съдържанието и също е по-лесен начин.
  • Предлага богат набор от API, стабилна платформа, лесно персонализиране и поддръжка на проекти.
  • Но това е доста сложно за начинаещи и някои персонализиране на екземпляри също могат да станат сложни.

Официална връзка: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

Дърво на знанието

Основни функции:

  • Система за управление на документи с отворен код, която позволява проследяване, споделяне и защита на съдържанието.
  • Притежава функции като метаданни, работен поток, контролирано от версии хранилище на документи и поддръжка на WebDAV.
  • Можете да изтеглите правилното съдържание в точното време.
  • Функцията за бърза игра позволява на потребителя да създава и управлява кадансите на съдържанието.

Официална връзка: Дърво на знанието

# 8) Seed DMS

Seed DMS

Основни функции:

  • Seed DMS е лесна за ползване и система за управление на документи с отворен код.
  • Този DMS се основава особено на PHP, MySQL и sqlite3.
  • Служи като напълно разработена за предприятие платформа за проследяване, достъп, съхранение и споделяне на документи.
  • Той може да се разглежда като следващата версия на LetoDMS и е напълно съвместим с него.
  • Позволява редактиране на документи, налични в HTML формат.
  • Можете да подготвите онлайн презентация и тя дава възможност за сътрудничество в реално време.

Официална връзка: Семе DMS

# 9) Кутия

Касетка

Основни функции:

  • Casebox е разширяем инструмент за разширяване на управлението на съдържанието, проектите и човешките ресурси.
  • Той е предназначен да поддържа управление на задачи, мониторинг, пълнотекстово търсене, наследство на данни и др.
  • Също така, Casebox се предлага с отличен механизъм за контрол на версиите и обслужва условна логика в подкрепа на управлението на записите.
  • Casebox ви помага да съхранявате и заключвате множество файлове на едно място с потребителски контрол върху него.
  • Casebox също така осигурява сигурен хостинг с помощта на SSL криптиране на криптиран сървър.
  • Виртуалната частна мрежа (VPN) може да поддържа вашата комуникация защитена.

Официална връзка: Касетка

# 10) Документи на MasterControl

MasterControl Документи

каква е разликата между unix и linux

Основни функции:

  • MasterControl Inc. е комерсиален облак, който позволява по-бърза доставка на продукта чрез намаляване на общите разходи и консумация на време, необходими за управление на документи и съдържание.
  • Повишава ефективността на продукта и сигурно управлява информацията на компанията
  • Тази система предоставя функции като контрол на документи, управление на одит, управление на качеството и други регулаторни процеси.
  • Освен тях, има и някои други функции, обслужвани от този инструмент, като управление на съответствието, сътрудничество, контрол на достъпа, управление на печат, контрол на версиите, доставка и индексиране на документи, сътрудничество и пълнотекстово търсене.

Официална връзка: MasterControl

# 11) M-файлове

M-файлове

Основни функции:

  • M-Files помага да управлявате вашата информация сигурно с функцията си Check-out.
  • Тази функция проследява вашите документи при всяка малка и голяма промяна.
  • Това е полезна, лесна за изпълнение система и здрава система за управление на документи.
  • Предлага се и за Windows и Mac, също така е съвместим с Android и iOS устройства.
  • M-файловете могат лесно да се интегрират с други приложения и избягва дублирането.

Официална връзка: M-файлове

# 12) Worldox

Worldox

Основни функции:

  • Worldox е търговска и изчерпателна система, която управлява документи и имейли.
  • Worldox се предлага с функции за индексиране на име Архивиране и съхранение, което прави данните достъпни незабавно, когато е необходимо.
  • Той може да бъде интегриран с SharePoint и внедрен с Windows, Android, Mac, iOS и Cloud.
  • Функциите за управление на документи на Worldox включват управление на съответствието, контрол на достъпа, преобразуване и индексиране на документи, управление на имейли, контрол на версиите и пълнотекстово търсене.

Официална връзка: Worldox

# 13) Докми

Докми

Основни функции:

  • Dokmee е базирана в облак търговска система за управление на документи с ефективност и сигурност на вашите документи.
  • Dokmee предоставя множество настолни компютри, както и уеб конфигурация, удобен за потребителя интерфейс, инструменти за улавяне и редактиране.
  • Dokmee поддържа отлични функции за автоматизация с функции за индексиране на ядрото и търсене.
  • Позволява набор от инструменти за изображения и проследяване на документи за по-добра поддръжка.

Официална връзка: Докми

# 14) ademerit

ademerit

Основни функции:

  • Поддържа централизирания контролен механизъм за съхранение на вашите документи на едно място.
  • Вашите дигитални документи могат да бъдат организирани бързо с логическа експертиза и да бъдат предоставени както като търговски, така и като версии с отворен код.
  • Сканираните документи могат да бъдат преобразувани в PDF файлове с възможност за търсене чрез използване на функцията за оптично разпознаване на символи (OCR).
  • Уеб базираната гъвкава система записва вашия файл в облака, но не архивира автоматично вашите данни и не може да се възстановят данни.
  • Съвместим с всички операционни системи и по този начин позволява пълнотекстово търсене и контрол на версиите.

Официална връзка: ademerit

Освен тези, 12-те най-много системи за управление на документи, все още имаме още няколко, които могат да бъдат добавени към горния списък. Дадох им кратко въведение в раздела по-долу.

Допълнителни инструменти

# петнадесет) eFileCabinet : Този търговски инструмент може да бъде интегриран с всички приложения на Microsoft Office. Предлага се с няколко версии на хоствани и сървърни документи.

Неговата уникална функция Workflow ви позволява ефективно да планирате задачите си.

Официален линк: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Той помага да управлявате вашите важни документи с всички подробности, като дати и съдържание.

Можете да подготвите вътрешни и външни одити, използвайки вашите документи в ContractZen.

Официален линк: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault предоставя Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) и Cloud Document Management Solutions за управление на вашите документи.

Той помага да се намалят разходите за производителност с пълна поддръжка на автоматизация.

Официален линк: MaxxVault

# 18) DocsVault : Системите за управление на документи DocsVault се предлагат с най-подходящите функции за управление и проследяване на вашите документи.

Включва контрол на версиите, сигурност на документите, одитни пътеки и история, работни потоци на електронни документи, профилиране на документи и маркиране и др.

Официален линк: DocsVault

# 19) eVault : eVault е уеб базирана система за управление на документи. Той осигурява управление на съответствието, управление на йерархията на няколко нива и др.

Както всяка друга система за управление на документи, eVault също предлага контрол на достъпа, индексиране на документи, контрол на версиите и др.

Официален линк: eVault

# двадесет) Катализатор : Catalyst разработи множество търговски продукти като Catalyst Insights, базирани на XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track и OnRamp.

Той е разработен с множество езикови услуги за поддръжка.

Официален линк: Катализатор

# 21) Г рупал : Drupal е система за управление на съдържанието с отворен код, която е добре известна със своите функции като Content Authoring, Performance и Security.

Модулността е основният принцип на Drupal. Тази система е гъвкава, мащабируема и лесна за използване. Можете да създадете своя собствена интегрирана цифрова рамка с Drupal.

Официален линк: Д-р падна

# 22) Виртуален Офис : Виртуалният офис има функция за търсене, за да търси всеки текст, автор, атрибути и т.н.

Той също така осигурява добро управление на файлове със сигурно съхранение. Съвпада с бизнес контекста и намира информацията бързо в точното време.

Допълнително четене = >> Топ софтуер за заключване на папки за Windows 10

Официален линк: Виртуален Офис

# 2. 3) bitfarm архив : bitfarm-Archiv е система за управление на документи с отворен код и корпоративно управление на съдържанието за архивиране с доказателство за одит.

Някои важни характеристики на него включват автоматично архивиране на множество източници на документи, пълнотекстово търсене, гъвкава конфигурация и др.

Официален линк: bitfarm архив

Това е!! Приключихме с най-популярните системи за управление на документи.

Можете да изберете един или повече според вашите изисквания и да видите кой ще е най-подходящ за вашата организация. С използването на този софтуер общата производителност се увеличава и това прави задачите много по-лесни и гъвкави.

Заключение

Управлението на документи намалява дела на усилията и времето, отделено за управление на документи и съдържание.

уебсайт за конвертиране на видеоклипове в YouTube в mp3

Управлението на документацията и проследяването на записи е досадна работа за този, който се справя с нея, но софтуерът, споменат по-горе, е много полезен, за да стане гъвкав за по-малко време.

Системите за управление на документи улавят и организират документи в електронни документи за достъп, управление и проследяване лесно по всяко време според вашите нужди. Заснемането и индексирането са страхотните функции на DMS, които се използват за комбиниране на множество и по-големи документи едновременно.

=> Свържете се с нас да предложите списък тук.

Надявам се да сте избрали такъв от горния списък !!!

Препоръчително четене

^