sharepoint document management system tutorial
Задълбочен анализ на системата за управление на документи на SharePoint, нейните версии и функции:
В тази статия ще обсъдим какво е SharePoint, как да създадем система за управление на документи на SharePoint, плюсовете и минусите на използването на SharePoint и различни видове изтегляне.
Управлението на огромно количество документация във всяка организация може да бъде много изтощително както по отношение на времето, така и на труда и все още може да бъде склонно към грешки. Изключително важно е обаче да запазите всички документи на място, за да може проектът да работи безпроблемно.
Всички организации се нуждаят от стабилна система, за да съхраняват документацията си безопасно и в правилния ред. Нека да се потопим по-дълбоко в една от най-надеждните системи за управление на документи, предоставена от SharePoint - продукт на Microsoft.
Какво ще научите:
- Какво е система за управление на документи?
- Какво е SharePoint?
- Предварителни условия за създаване на система за управление на документи в SharePoint
- Създаване на система за управление на документи в SharePoint
- Характеристики на системата за управление на документи на SharePoint
Какво е система за управление на документи?
Система за управление на документи е софтуер, който контролира и проследява пълния жизнен цикъл на документите. Жизненият цикъл на даден документ има различни стъпки към него, от самото му възникване до деактивирането му.
кои са най-добрите приложения за виртуална реалност
Чрез използване на система за управление на документи, създаденият документ може да се съхранява и проследява във всяка версия на същия, като обхваща всяка променяща се характеристика на документа, включително всеки детайл от неговото изменение, преработка и използване.
Какъв е жизненият цикъл на документа?
Петте основни стъпки от жизнения цикъл на документа са:
1) Планиране
Фазата на планиране е мястото, където се скицира план за това, което трябва да съдържа документът. Начинът, по който трябва да бъде структуриран документът, е премислен и са събрани необходимите данни за създаване на документа
2) Създаване
На този етап се създава и номерира чернова версия на документа. Например - версия 1.0; по време на което авторът създава документа, готов да отиде за преглед.
3) Преглед
В тази стъпка черновата версия или първата версия на документа се предава на рецензент. Рецензентът преглежда внимателно документа и предлага всички необходими промени.
4) Модификация
По време на редактирането авторът или понякога редактор се съгласява с необходимите промени и работи върху документа, за да включи промените.
5) Одобрение
Това е последната стъпка, по време на която документът отива за одобрение от експерт по предмета, който е упълномощен да го подпише.
Горните стъпки от жизнения цикъл на документа могат да включват повече стъпки въз основа на условията на организацията и капацитета на проекта. Такъв сложен жизнен цикъл на документ може да бъде обработен с лекота с помощта на мощен инструмент като SharePoint.
В следващия раздел ще видим какво е SharePoint и как може да се използва за управление на документи?
SharePoint е платформа за съвместна работа, която позволява паралелно използване и многопотребителски дейности в организациите да съхраняват и управляват прости до сложни решения за управление на данни.
SharePoint стартира през 2003 г. от Microsoft. От самото си създаване Microsoft разработи различни версии на продукти и изтегляния на SharePoint, за да отговарят на различни нужди на клиентите.
1) SharePoint Online
Това е услуга, базирана на облак, която позволява на бизнеса да се абонира за услугите на SharePoint Online и да поддържа транзакции на документи с всички заинтересовани страни, използващи облачната платформа, вместо да инсталира SharePoint локално локално.
2) Сървър на SharePoint
Въз основа на бизнес нуждите SharePoint може да бъде инсталиран и внедрен локално с помощта на версията на SharePoint Server.
Освен горните два типа изтегляния, има няколко други налични версии.
The Фондация на SharePoint , която е по-стара версия на SharePoint, налична само в SharePoint 2013. Това все още се използва широко. Също така, има SharePoint Designer 2013 използва се за изграждане на решения с активиран работен поток. Популярният OneDrive, който има своята версия за бизнеса, наречена OneDrive Business sync.
unix намери разлика между два файла
Така че, въз основа на изискванията и капацитета на бизнеса, клиентите могат да изтеглят съответната версия на SharePoint, за да отговорят на своите нужди.
В този раздел ще видим колко е изгодно за организацията да избере SharePoint за управление на документи.
Плюсове за използване на SharePoint за управление на документи:
1) Висока сигурност и почтеност
Функциите за сигурност на Microsoft SharePoint са толкова стабилни, че потребителят никога няма да се притеснява за неоторизиран достъп до файлове с класифицирана информация или неуспешна целостта на приложението.
2) Лесен за ползване
SharePoint е изграден, като се имат предвид всички нива на заинтересованите страни, които могат да използват този инструмент, и следователно той е проектиран по такъв начин, че да е лесен за използване за всички потребители.
3) Администрация с цялост
SharePoint разполага с конзола за централно администриране, чрез която администрацията ще има достъп, за да добави своите функции, настройки и конфигурация с пълен контрол.
4) Персонализиране
Нивото на персонализиране, предоставено от SharePoint на разработчиците, е много голямо, като се използва това; инструментът може да бъде променен и напълно персонализиран според бизнес изискванията.
5) Сътрудничество
Това е най-добрата и една от най-важните функции на SharePoint, която помага на всички потребители на SharePoint в бизнеса да продължат да си сътрудничат и да се актуализират и да останат в течение с всяка фаза от жизнения цикъл на документа. Най-новата версия на SharePoint също осигурява поточно предаване на информация в реално време.
Без значение колко добра е системата, винаги ще има някои минуси. Но за потребителя е важно да определи приоритетите и изискванията за използване, за да прецени плюсовете спрямо минусите.
Минуси от използването на SharePoint за управление на документи:
1) Уеб базиран
Както знаем, достъпът до SharePoint се нуждае от Интернет, който се нуждае от стабилна мрежа и дори солидната мрежова връзка понякога е склонна да се провали. В такива моменти използването на SharePoint става невъзможно поради зависимостта му от Интернет.
2) Пакет от много задачи
Знаем, че SharePoint има по-голям потенциал от простото съхраняване на документи, като автоматизирани работни потоци и т.н. Следователно, за малък бизнес, който просто се нуждае от инструмент за съхранение на документи онлайн, на пазара има и други по-подходящи инструменти.
3) Абонамент
Всеки нов служител, който получи достъп до SharePoint, се нуждае от плащане за абонамента си всеки месец, което може да се окаже скъпо за организации с по-ниски изисквания и по-ниски бюджети.
Преди да създадем и да се потопим в навигационните аспекти на управлението на данни в SharePoint, тук виждаме изискванията, които трябва да бъдат налице:
1) Определете вид документи които ще влязат в системата:
Въз основа на типа документ, който влиза в системата, потребителите ще могат да настроят a шаблон за всеки тип документ, така че да е готов за употреба.
две) Избройте вид информация които трябва да бъдат събрани за всеки документ:
Най-важно е да имате метаданни на място за качения документ, поради което е необходимо да се изброят и настроят полетата, които трябва да се попълнят за метаданни, така че всички потребители да имат цялата необходима информация за качените документи. Въз основа на това също може да се реши местоположение или път , където документът се поставя в системата
3) Работи с Метаданни :
За разлика от традиционната настройка на папки и подпапки, които заемат огромна памет и все още не поддържат всичко организирано, както се очаква, в SharePoint ние използваме метаданни, за да ги направим по-систематизирани и по-достъпни.
И така, ето как правим системата на SharePoint да бъде настроена според метаданните - Всеки качен документ трябва да бъде маркиран със съответните и предварително дефинирани метаданни. С това търсенето с ключови думи дава най-подходящите / точни резултати.
4) Съдържание Видове:
Също така е важно да се организират типовете съдържание в системата за управление на документи. Типът съдържание не е нищо друго освен буквално - типът съдържание. Можете да категоризирате документите въз основа на типа съдържание, което имате.
Например: Ако има десет броя на текстовите документи, които са HLD, пет екселски листа на тестовите случаи и два броя на текстовите документи на тестовите планове, тогава те могат да бъдат класифицирани въз основа на типа съдържание. В повече специфични термини на SharePoint, типовете съдържание съдържат типовете метаданни, на които съдържанието е класифицирано въз основа.
Типовете съдържание могат да се използват повторно за различни сценарии и изисквания. В настройките на SharePoint има много опции за създаване на нови типове съдържание и за включване на типа съдържание в група за по-търсене за бъдещо използване.
5) Контролирайте достъпа :
Въз основа на горните точки, контрол на достъпа може да се даде, за да позволи на потребителите да пазят документите си сигурни и достъпни само за избрани потребители.
Също, определяне на роли за различни потребители с различна степен на контрол върху документа (създаване, преглед, изтриване и одобряване на документа и т.н.) е възможно.
6) SharePoint 2013 също включва Политики за документи, за да се гарантира, че отговаря на корпоративните насоки и законовите изисквания.
(изображение източник )
Този раздел обяснява как се качват файлове в системата на SharePoint и възможностите за използване на файловете.
1) С SharePoint’s лесен за използване интерфейс , файл може да бъде качен, като просто използвате функцията ‘качване’ или бутона за качване. Точно по начина, по който избирате файл, за да го прикачите в имейл.
две) След качването на документа, цял куп записи могат да бъдат попълнени въз основа на проекта . Например, ако това е проект с много модули, тогава можете да имате полета, които да се попълват с подробности, за да се посочи към кой модул принадлежи файлът.
какво е задействане на портове срещу пренасочване на портове
3) След като попълните всички подробности, можете да запазите файла и той се качва в системата с някои автоматично попълнени метаданни като кой е създал файла, когато файлът е създаден, номер на версия и т.н. и няколко попълнени данни като подробности за модула и т.н.
4) Всеки път, когато документ се модифицира, версията се изписва в неговата история и потребителите могат да видят история на версиите на документа - или само за да го видите, или за възстановяване на файла до определена предишна версия.
5) След като документът бъде качен в SharePoint, винаги има връзка, създадена за всеки файл. Това връзка може да бъде споделена за две цели - да го видите или да го редактирате.
6) Ако имате Office 365, можете също търсете всеки документ в SharePoint с функционалността за търсене в локалната машина.
7) Документите могат да бъдат създадени, модифицирани и изтрити с подходящи разрешения по всяко време въз основа на променящите се бизнес изисквания или нужди.
Когато се създава файл с документ за проект, който непрекъснато се подобрява и променя, модификацията на съответния документ също се превръща в непрекъснат процес. Преди десетилетие, дори с използването на модерна технология, докато множество потребители могат да имат достъп до споделени папки и устройства, само един човек - администраторът, ще има правото да прави промени във файловете в споделените устройства, което би било недостатъчно .
Днес с използването на SharePoint имаме много интересни функции, които дават еднаква възможност на всички негови абонати да отговарят на изискванията на техните роли, без да се налага да компрометират собствената си работа или работата, извършена от друго лице по документа.
Ето няколко функции, които правят SharePoint интересен:
1) Версиониране
SharePoint позволява на всеки потребител да чете или да прави промени в един и същ файл на документа и дава на всяка версия на документа уникален номер на версията, придружен от потребителски коментари, като посочва какви промени са направени на този етап или в тази версия на документа.
2) Заключване на файла
Човек, който използва файл, за да го модифицира, заключва файла с помощта на функцията Check-out, така че да няма конфликт в поддържането на правилната версия на файла и всяка направена промяна се записва правилно в последователност.
След като лицето приключи работата с файла, той / тя използва функцията за чекиране, за да отключи файла, за да позволи на друг потребител да поеме контрола по подобен начин.
Например, ако потребител A трябва да модифицира данните във файл X, а потребител B също има задачата да модифицира същия файл. Потребител А има достъп до файла X в SharePoint в момент 00:01, а потребител Б - към него 00:03, след което потребител А има достъп до него, прави проверка, за да модифицира файла, така че потребителят Б не може да го променя едновременно време. След като приключи, потребител A прави регистрация. След чекиране от потребител A, потребител B получава известие, така че вече може да осъществи достъп до него, да се освободи и да направи модификацията си и след това Check-in веднъж приключен.
3) Метаданни
SharePoint предоставя подробна информация за текущото състояние на файл, като например кога е модифициран файлът, кой е модифицирал файла, ако е одобрена последната модификация, линк към документа и т.н. Такова подробно състояние на документа помага на всеки заинтересованата страна в бизнеса, която има достъп до файла, придобива пълна представа за текущото състояние.
Заключение
Системата за управление на документи на SharePoint е съвместно хранилище на файлове, независимо дали са базирани на облак или базирани на сървър платформи, лесна е за използване и има вградени функции за сигурност.
Въпреки че на пазара може да има много такива инструменти, които може да са по-евтини и по-лесни за използване, SharePoint на Microsoft има отлични функции за стабилна система за управление на документи.
Препоръчително четене
- Уроци за задълбочено затъмнение за начинаещи
- 10 най-добри системи за управление на документи за по-добър работен процес
- Урок за SVN: Управление на изходния код с помощта на Subversion
- Инструкция за Bugzilla: Ръководство на инструмента за управление на дефекти
- Урок за TestLink: Ръководство за неспециалист към инструмента за управление на тестове TestLink (Урок №1)
- Урок 4 на TestLink - Тестови показатели, Управление на ключови думи, Персонализирани полета и Диаграми на тестови отчети
- Урок за администриране на JIRA: Администратор и управление на потребители на JIRA
- Урок за инструмент за управление на дефекти на IBM Rational Team Concert