Меню

Урок за управление на промените | Какво е управление на промените

  • Основен
  • Други
  • Урок за управление на промените | Какво е управление на промените

change management tutorial what is change management

Опитайте Нашия Инструмент За Премахване На Проблемите

Това подробно ръководство за управление на промените обяснява подробно процеса на управление на промените, модели, предимства и 7R:

Управление на промените (CM) е набор от инструменти, процеси и техники, които се използват за подпомагане на хората при преход от съществуващо състояние в организацията към ново състояние.

CM може да се разбира като:

  • Управление на конфигурацията за управление на код и изисквания.
  • Прилагане на организационна промяна.
  • Проследяване на всички промени, които се случват в ИТ инфраструктурата - Управление на ИТ услуги (ITSM).

Урок за управление на промените

Какво ще научите:

Общ преглед на управлението на промените

Целта на CM е да приложи стратегии за извършване на промяната на целите, процесите или технологиите на организацията, надзор на исканията за промяна и подпомагане на служителите да приспособят предложената промяна.

Това означава, че е задължително да имате:

  • Много добре организирана процедура за справяне с промяна.
  • Добре подготвен набор от процедури за изготвяне на отговор на исканията.
  • Механизъм за проследяване на изпълнението на искането.

За да започне процес на управление на промените, организацията трябва да вземе предвид въздействието, което всички променени процеси, системите ще имат в рамките на организацията.

Следват да бъдат налице следните процеси:

  • Планирайте промяната
  • Тествайте промяната
  • Съобщете за промяната
  • Планирайте промяната
  • Приложете промяната
  • Документирайте промяната
  • Оценете резултатите

Документацията е важен аспект на CM, тъй като трябва да поддържаме процеса, както и да върнем обратно, в случай че е необходимо подобно действие.

Определение за управление на промените

Въз основа на различни гледни точки CM може да бъде дефиниран, както следва:

  • От гледна точка на специалист по инфраструктура, това е системният подход за апробация, тестване и въвеждане на ново оборудване или ново издание.
  • От гледна точка на проекта, това е процесът, използван за получаване на одобрение за промени в обхвата, сроковете или бюджета на даден проект.
  • От методологиите - PMP, Prince2, ITIL, ISO20000 перспектива, това е процесът за получаване на одобрение и внедряване на промени в проект или оперативна среда.
  • От гледна точка на PROSCI, Асоциация на специалистите по управление на промените (ACMP), Института за управление на иновациите и организационните промени (IOCMI), това е процесът за подпомагане на организациите да използват CM на всяко ниво.
  • От гледна точка на разработката на софтуер, това е процесът, включващ проследяване и управление на изискванията и кода на промените.

Процесите за управление на промените също са отговорни за проследяване на всички промени, които се случват в ИТ инфраструктура. ISO 20000 е стандартът, който определя целта на управлението на промените. За да се проследи и обработи правилно, се използва всяка промяна, направена в набор от стандартизирани методи и процедури.

По отношение на промените в документацията, името, използвано за такава промяна, е управление на конфигурацията и е задължително да се използва инструмент за управление на промените, за да се работи правилно с контрола на версиите.

Инструмент за CM ще извърши следните действия:

  • Проследете всички извършени промени.
  • Дайте основание на извършените промени, в случай че е необходимо.
  • Уверете се, че многобройните пътеки ще бъдат налични, за да имате възможност да разработвате различни версии на един и същ продукт едновременно.
  • Уверете се, че корекциите на кода или подобренията на кода са свързани с дефекти, компилации и версии.

Като се вземе предвид въведението, трябва да е ясно, че за да дефинираме термина управление на промените, ще трябва да разберем контекста, в който бихме искали да го дефинираме.

Видове организационни промени

Това е част от управлението, използвано за управление на много видове организационни промени. Най-важните организационни промени са следните:

  1. Промяна в развитието: Това означава всякакви промени на организационно ниво, занимаващи се с подобрение на предварително установени процеси и процедури.
  2. Преходна промяна: Това е промяната, свързана с преместването на организацията от съществуващото състояние в друго напълно ново състояние, като се приеме, че организацията има проблем, който може да бъде решен чрез промяна на текущото състояние.
  3. Трансформационна промяна: Той се занимава с промяната, която коренно изменя културата и дейността на организацията.

7R’s Of Change Management

ITIL „Бизнес перспективи том II“ съдържа контролен списък със седем прости въпроса в главата за непрекъснатост на бизнеса, който очертава стъпките при определяне на промяната в риска от промяна и проучване на ефективността на процеса на управление на промяната.

Седемте въпроса са разгледани по-долу:

# 1) „Кой ВДИГА промяната?“

Има много входни точки и заинтересовани страни, определени като източник на промяна. Това води до идеята, че е задължително да има система за събиране на всички промени. Такава система трябва да включва приемлив контрол за справяне с прехвърлянето на изменения в целенасочени области.

# 2) „Каква е ПРИЧИНАТА за промяната?“

На първо място, трябва да разберем дали промяната може да доведе до риск без никакви бизнес ползи. Всяка основна промяна трябва да се анализира по договорени критерии за анализ на портфейла.

страхотни неща, които можете да правите с c ++

# 3) „Какво ВРЪЩАНЕ се изисква от промяната?“

Задължително е да се разбере дали промяната генерира финансово изплащане.

# 4) „Какви са РИСКОВЕТЕ, свързани с промяната?“

Рисковете се класифицират в рискове, които могат да бъдат приети или рискове, които трябва да бъдат смекчени. Решаваща стъпка при определянето на свързаната опасност е да се анализира въздействието на промяната върху настоящата инфраструктура. ITIL използва концепцията за „тежест“ за потенциални рискове и реални проблеми.

# 5) „Какви РЕСУРСИ са необходими, за да доставят промяната?“

Когато обсъждаме ресурси, ние мислим за хората и ИТ активите, необходими за прилагането на промяната. От гледна точка на хората трябва да разберем какви са уменията, необходими за осъществяване на промяната. След като разберем необходимите умения, трябва да сме сигурни, че тези умения са налични.

# 6) „Кой е ОТГОВОРЕН за частта„ промяна, тестване и внедряване “на промяната?“

Отговорностите за изграждането, тестването и внедряването на промените в приложението трябва да бъдат разделени според изискванията за съответствие и одит. Разделянето на отговорностите трябва да бъде проследимо, изпълнимо и действащо през целия процес на управление на промяната и освобождаването.

# 7) „Каква е ВРЪЗКАТА между тази промяна и други промени?“

Трябва да се направи анализ на взаимоотношенията на промените отвътре и отвъд функционалните граници. Графикът на планираните промени трябва да бъде споделен и по този начин анализът на въздействието на промените и връзката, картографирането могат да бъдат част от интегрирана база данни за управление на конфигурацията (CMDB).

Отговорът на тези седем въпроса предоставя някои важни предимства:

  • Услугите са по-надеждни и достъпни за клиентите, тъй като организациите трябва да използват набор от показатели, които осигуряват по-обективно средство за измерване на риска от промяна.
  • Можем да разберем колко добре нашият процес на управление на промените е съобразен със съществуващия и да ги идентифицираме в новите техники.
  • Наличието на одитиран процес за управление на промените е от съществено значение, тъй като съществува зависимост между бизнеса от ИТ услуги и новите изисквания.

Модели за управление на промените

Целта на моделите за управление на промените е да предоставят ръководни принципи за подпомагане на мениджърите да приведат обхвата на предложените промени в съществуващите инструменти.

# 1) ADKAR (Prosci)

Моделът ADKAR е последователен целево ориентиран модел за управление на промените. Създаден е от Джеф Хиат, основател на Prosci.

ADKAR (Prosci)

(изображение източник )

Информираността и желаната цел са промяна на текущото състояние, при което осъзнаваме, че е необходима промяна, но процесът на промяна все още не е започнал.

По време на преходната фаза се появяват знания и способности. И в бъдеще ще се появи подсилване.

ЦЕЛ 1: Информираност

Понякога промяната е неизбежна в организацията и ще изведе хората извън зоните им на комфорт. Ако обясним причината за промяната доста преди време, тогава служителите ще имат достатъчно време да приемат промяната и да се подготвят за нея.

ЦЕЛ 2: Желание

Ако служителите ще разберат необходимостта от промяна и ползите, включени в нея, ще видим ентусиазирано отношение и желание да участваме в изпълнението на промяната.

Ако не разбираме чувствата на служителя по отношение на промяната и не се справим правилно с техните страхове и не им покажем как промяната им носи полза лично, тогава те няма да подкрепят изцяло промяната и няма да имат желание да участват в изпълнението на промяната.

ЦЕЛ 3: Знания

безплатен компютър инструмент за ремонт Windows 10

За да приложим нови процедури, ще трябва да обучим екипа и да им предоставим най-добрите практики, за да могат те да разберат как да приложат промяната.

ЦЕЛ 4: Способност

Необходима е практика, за да се превърнат знанията във способности. По-добре е да имате симулация, за да анализирате резултатите и да направите корекции. Трябва да наблюдаваме служителите, когато са започнали изпълнението на промените и въз основа на конструктивна обратна връзка можем да подобрим процеса.

ЦЕЛ 5: Укрепване

Идеята зад тази цел е, че трябва да насърчим служителите да продължават да следват промяната във времето.

# 2) Мост за преход на мостове

Bridges Transition Model е разработен от Уилям Бриджис. Това е модел, ориентиран към хората. Основната цел е да се управлява прехода на хората към опит към промяна. Силата на този модел е, че той е фокусиран върху прехода, а не върху промяната.

Идеята на Bridges е, че хората ще следват етапите със свое собствено темпо. Моделът идентифицира 3 етапа на преход:

  • Етап 1: Край, загуба и пускане

Когато служителите ще представят промяната за първи път, те ще навлязат в този начален етап на преход. Те ще бъдат устойчиви, защото по някакъв начин са принудени да направят нещо, с което не са съобразени. Служителите трябва да разберат и приемат, че нещо свършва, преди да приемат новата идея.

  • Етап 2: Несигурност или неутрална зона

Този етап е като мост между старата държава и новата държава. Служителите все още са привързани към старата, но се опитват да се адаптират към новата държава. Това е идеалният момент за служителите да бъдат насърчавани да изпробват нов начин на работа. Обратната връзка е наистина важна на този етап.

  • Етап 3: Приемане или ново начало

Това е времето, когато служителите започват да приемат инициативата за промяна. Служителите изграждат уменията, необходими за нови процедури.

# 3) Библиотека за ИТ инфраструктура (ITIL)

Това е рамката, съдържаща подробни насоки за управление на промените в ИТ инфраструктурите и ИТ операциите.

ITIL 4 беше пуснат през 2019 г. и има основните ключови точки, фокусирани върху автоматизиране на процесите, подобряване на управлението на услугите и интегриране на ИТ отдела в бизнеса.

ITIL 4 съдържа девет ръководни принципа и са представени на фигурата по-долу:

Библиотека за ИТ инфраструктура (ITIL)

(изображение източник )

Преди да внедрите ITIL в дадена организация, е задължително да отговорите на някои въпроси, свързани с харесване, какви проблеми в организацията се опитват да разрешат и какъв е пътят към непрекъснатото подобряване на услугата.

# 4) Kotter’s 8 Step Change Model

Джон Котер представи 8-стъпков модел на промяна, който той разработи въз основа на изследването на 100 организации, които са в процес на промяна.

Котър предполага, че трябва да работим усилено върху Първа стъпка, преди да преминем към следващите стъпки.

Фигурата по-долу обяснява 8-степенния модел на Kotter:

Модел за промяна на 8 стъпки на Kotter

Той очерта модела на 8 стъпки за промяна, за да покаже, че промяната не е прост и бърз процес. За да извършим бизнес промяната, трябва да бъдем внимателни, тъй като това е огромна инвестиция и на голяма цена.

Процес на управление на промените

Всяка бизнес област има някои специфични инструменти и приложения за CM. Тук ще представим пример, който ще ни помогне да разберем как CM работи за ИТ инфраструктура, разработване на софтуер и координация на проекти.

За управление на проекти

Управлението на промените играе важна роля в дейностите, извършвани за управление на проекти. Лицето, което управлява проекта, трябва внимателно да анализира исканията за промяна и да определи ефекта, генериран от промяната за проекта.

Областите на проекта, които могат да бъдат засегнати от промяната, са:

  • Обхватът на проекта: Как искането за промяна ще повлияе на обхвата на проекта?
  • Графикът на проекта: Как исканията за промяна ще променят графика?
  • Разходите по проекта: Как искането за промяна ще промени цената на проекта?
  • Качество : Как искането за промяна ще повлияе на качеството на окончателния проект?
  • Човешки ресурси : Определете дали са необходими допълнителни или специализирани човешки ресурси.
  • Комуникации: След одобрение на исканията за промяна, това трябва да бъде съобщено на подходящите заинтересовани страни в подходящо време.
  • Риск : Определете рисковете, генерирани от искания за промяна: логистични, финансови или рискове за сигурността.
  • Доставяне : Искането за промяна може да повлияе на усилията за обществени поръчки за материали и трудов договор.
  • Заинтересовани страни : Исканията за промяна могат да доведат до загуба на заинтересованата страна и да повлияят на подкрепата на заинтересованите страни за проекта.

Ръководителят на проекта трябва да документира одобрените искания за промяна, както и отказаните искания за промяна.

За разработка на софтуер

Промяната е заявка за нещо различно от договореното в началото на проекта, спринт, фаза (зависи от договора на клиента).

Тук ще представим нов термин: Промяна на поръчката. Поръчката за промяна е произведение, което трябва да бъде добавено към или трябва да бъде изтрито от първоначалния обхват на договор.

Питаме какво означава това под промяна в разработването на софтуер:

  • Промяна в спецификациите, бизнес изискванията
  • Промяна в изискването
  • Промяна на дизайна на приложението
  • Промяна на кода
  • Промяна на тестването
  • Промяната може да бъде породена от:
    • Клиенти
    • Потребители
    • Екип на проекта
    • Тестов екип

Agile методологията вдъхновява промени в изискванията, промени по време на процеса на разработване на софтуер, както и промени в потребителския интерфейс (UI). Историите се използват за проследяване на заявки за промяна.

След като клиентът, ръководителят на проекта или други заинтересовани страни преценят, че реда за промяна е ценен, трябва да се направят следните груби стъпки:

  1. Извършете анализ на въздействието
  2. Създайте ясен списък на въздействието на промяната за:
    • Хронология на проекта (може да бъде удължен)
    • Ценообразуване (трябва да бъде съобщено на заинтересованите страни)
    • Обхват (възможно е да имате функции, които могат да бъдат премахнати, за да се включи новата)

В зависимост от типа на проекта и отрасъла е възможно да се предприемат и допълнителни стъпки след одобрението на поръчката за промяна.

Един от ключовите моменти в процеса на поръчка за промяна е процесът на одобрение. Искането за промяна трябва да бъде одобрено. За този процес на одобрение задължително трябва да се създаде въвеждане на заявка за промяна с подробна документация.

Подробната документация трябва да съдържа информация за цената на искането за промяна, обхвата на искането за промяна, времето, необходимо за разрешаване на искането за промяна, и подробен анализ на въздействието на искането за промяна върху системата.

Промените произхождат от различни източници, включително клиенти, крайни потребители, екипа на проекта или тестовия екип.

Промените от клиенти и крайни потребители обикновено са промени в изискванията. Промените, идващи от екипите на проекта, обикновено проектират промени. Промените, идващи от екипа за тестване, могат да поискат промени в кода. Промените трябва да бъдат съобщени на мениджъра на софтуерния проект (SPM). Трябва да се използва формуляр за заявка за промяна (CR).

Искането за промяна (CR) трябва да съдържа поне следните записи:

  1. Сериен номер, използван за уникална идентификация на заявка за промяна.
  2. Ясно описание на заявката за промяна.
  3. Датата, на която е повдигнато искането за промяна.
  4. Обикновено заявката за промяна трябва да бъде предоставена на някой за анализ. Задължително е да имате списък с някои входни данни, свързани с подробностите за разпределението. Този списък съдържа:
    • Дата на разпределение
    • Дата на завършване
    • Лица, на които искането за промяна е разпределено за анализ
  5. Искането за промяна трябва да бъде предоставено на някой за одобрение. Така че ще трябва да проследим входните данни за одобрение:
    • Дата на разпределение за одобрение
    • Дата на завършване
    • Лицето, отговорно за одобрението
  6. Искане за промяна трябва да бъде разпределено и за решение. Така че ще трябва да проследим следните входове за резолюция:
    • Дата на разпределение за разрешаване
    • Дата на завършване
    • Лицето, отговорно за резолюцията
  7. Искане за промяна трябва да бъде разпределено и за партньорска проверка. С o ще трябва да проследим следните данни за партньорската проверка:
    • Дата на разпределение за партньорска проверка.
    • Дата на завършване на партньорската проверка.
    • Лицето, което отговаря за партньорска проверка.
  8. Искане за промяна трябва да бъде разпределено и за регресионно тестване. Така че ще трябва да проследим следните входове за регресионното тестване:
    • Дата на разпределение за регресионно тестване.
    • Дата на завършване на регресионното тестване.
    • Лицето, което отговаря за регресионното тестване.
  9. Искането за промяна трябва да има ясен статус. Състоянието може да има една стойност от следния набор (отворен, затворен или в анализ, одобрение, резолюция, партньорска проверка, регресивно тестване)
  10. Когато затворим заявката за промяна, ще трябва да споменем датата на затваряне.

За по-добра организация, след получаване на CR, това трябва да бъде регистрирано в инструмент.

След това трябва да се направи анализът, за да се разбере дали изпълнението е осъществимо или не, графикът и усилията, необходими за изпълнение, и въздействието на CR върху графика на проекта и разходите.

Състоянието на изпълнение, напредък в разрешаването на CR се отчита чрез седмични доклади за състоянието на съответните ръководители.

За ИТ инфраструктура

Инструментите за управление на промените се използват за проследяване на промените, направени в хардуерната инфраструктура на ИТ отдел. Всяка промяна в инфраструктурата трябва да се оценява, одобрява, документира, изпълнява и преглежда систематично. Промените, направени в хардуерните настройки, се наричат ​​управление на конфигурацията (CM).

Трудности при управлението на промените

Има много трудности при управлението на промените, защото много служители не приемат промените. Трудно е да се промени, ако не сме разбрали, че трябва да променим нашето мислене. Със стратегическия подход към промяната приемането на нови процеси може да бъде лесно. За приемане на промените е необходима ясна комуникация.

По-долу е даден списък с предизвикателства и трудности:

  1. Конфликти: Промяната може да покаже емоции като объркване и загриженост. Конфликтът е типична неволна реакция на объркване и безпокойство. Лидерът трябва да помогне на екипа да преодолее трудностите. Конфликтите ще нарушат графика ни. Това е причината, поради която трябва да предприемем действия за смекчаване на проблемите.
  2. Планиране: Промяната няма да има промяна в изпълнението без правилен план. Ползите от една систематична процедура трябва да бъдат ясно обяснени.
  3. Липса на комуникация: Ако комуникацията не е добра, тогава спекулациите и слуховете ще бъдат част от организацията, а липсата на доверие ще затрудни служителите да възприемат промяната.
  4. Съпротивление: Трябва да се обърне внимание на съпротивата, в противен случай това ще създаде много проблеми за промяна.

Ползи от процеса на управление на промените

Един от ключовите фактори на CM е, че той предоставя концептуално скеле за хората, процеса и организацията, прилагаща промяната.

Ползи за организацията:

  • Промяната е планиран и управляван процес. Ползите от промяната са известни преди изпълнението и служат като мотивация за целия процес.
  • Организацията може да реагира бързо на изискванията на клиентите.
  • Ресурсите могат да бъдат съобразени с целите на организацията.
  • Ефективността на служителите се увеличава, когато се чувстват подкрепени и разбират процеса на промяна.
  • Промяната може да бъде приложена без отрицателно въздействие върху ежедневния бизнес.
  • Разрешава на организацията да оцени общото въздействие на промяната.
  • Подобрява се организационната ефективност.
  • Организационната ефективност се поддържа.
  • Намаляване на времето, необходимо за осъществяване на промяната.
  • Намалява се възможността за неуспешна промяна.
  • Обслужването на клиентите се увеличава, а обслужването на клиентите идва от уверени и знаещи служители.
  • Повишена възвръщаемост на инвестициите (ROI)
  • Помага за планиране на полезни комуникационни стратегии

Ползи за служителите:

  • В случай, че промяната е добре управлявана, тя може да сведе до минимум съпротивата срещу промяната.
  • Ефективното управление на промените поддържа бърз преход от старото към новото и може да поддържа производителността.
  • Осигурява подкрепа на служителите за притеснения относно промени.
  • Ефективният процес на CM създава правилно разбиране за промяната за персонала и обществеността.
  • Помага за планиране на ефективни комуникационни стратегии.
  • Подобрява качеството на работа.
  • Подобрява сътрудничеството и комуникацията.

често задавани въпроси

В # 1) Какво е управление на промените?

Отговор: CM е набор от инструменти, процеси и техники, използвани за подпомагане на индивидите при преход от съществуващо състояние в организацията към ново състояние.

Има някои важни аспекти:

  • Управление на конфигурацията: Управление на код и изисквания.
  • Прилагане на организационна промяна.
  • Проследяване на всички промени, които се случват в ИТ инфраструктурата - Управление на ИТ услуги (ITSM).

В # 2) Какъв е процесът на управление на софтуерните промени?

Отговор: Управлението на софтуерните промени е процесът на класифициране на промените според критериите на проекта като график и разходи.

В # 3) Каква е разликата между контрола на промените и управлението на промените?

Отговор: CM е форма на разбиране, настройване и адаптиране към ново нормално състояние след трансформация на организацията. Контролът на промените е процесът на това как промените в изискванията се съхраняват, анализират, управляват и включват в пътната карта и графика за изпълнение.

В # 4) Какви са трите вида промяна?

Отговор: Последващите видове промени включват промяна в развитието, преходна промяна и трансформационна промяна.

Заключение

Управлението на промените може да увеличи успеха на организациите и проектите чрез прилагане на структурирани инструменти, прилагане на няколко метода и проектиране на ясни процеси. Висшето ръководство трябва да планира да приложи промяната по начин, така че служителите да чувстват, че промяната ще доведе до някои положителни резултати за тях.

Съществуват различни модели за управление на промените. При планирането тези модели трябва да бъдат взети под внимание.

широчина първо алгоритъм за търсене c ++

Един ключов момент в CM е включването на хората в процеса на промяна. Промяната в организацията не може да бъде постигната без подкрепата на служителите и ръководството. Правилният план за CM помага да се гарантира, че процесът на промяна е стартиран и управляван от правилните хора в точното време.

Препоръчително четене

^