Меню

Как да пишете ефективни имейли до екипа за QA (или който и да е) (Включен пример за имейл)

how write effective emails qa

Опитайте Нашия Инструмент За Премахване На Проблемите

Какво е първото нещо, което правим, когато стигнем до работа (или понякога веднага след като се събудим)? - Проверете имейла, нали? Понякога не знаем какъв ще бъде нашият ден, докато не прочетем всеки имейл във входящата поща.

В много от нашите по-ранни статии ние подчертахме важността на доброто Комуникационни умения за да предадете ефективно посланието си на желаната аудитория - едно от важните Меки умения за тестери .

В тази статия ще се спрем на един конкретен раздел от писмена комуникация - имейл.

Как да пишете ефективни имейли

Споделяме някои съвети и трикове, за да направим имейл комуникацията по-гладка и ефективна. Това е приложимо за всички отбори, а не само за QA екипа.

Комуникация по имейл

Кажете, че сте получили този имейл:

Имейл # 1

Да се: Екип за тестване
Предмет: QA актуализация
Тяло:
Екип,
Настъпи неочаквано забавяне при внедряването на кода в променителната среда. По някаква причина кодът се обърка и не знаем кога тези проблеми ще бъдат решени. Ще трябва да отложим дейностите си, не знаем до кога. Така че ангажирайте y ние самите в други тестови дейности.

Искането за промяна CR0100H68 се планира да достигне производството до края на този месец. Моля, прегледайте документа от точката за споделяне и ми дайте приблизителна оценка.

Благодаря,
X, QA екип.

Смятате ли, че имейлът е ефективен? Сравнете го със следното:

Имейл №2

Да се: Екип за тестване
Предмет: Забавяне на внедряването на кода на средата на сцената - за неопределено време и CR0100H68 - нужда от анализ
Тяло:
Здравейте екип,
Днес имам две актуализации за екипа.

# 1) Проблеми с внедряването на средата за подреждане:

  • Поради неочаквани причини внедряването на кода на средата за забавяне се забавя - все още няма ETA. Трябва да отложим нашите постановочни дейности, докато имаме допълнителни актуализации.
  • Моля, работете върху създаването на шаблони за одит на качеството, докато той бъде разрешен.

# 2) Нова актуализация и задачи за заявка за промяна CR0100H68:

  • Очаква се да стартира до края на месеца.
  • Моля, прегледайте документите и утре ми съобщете следните подробности от EOD.

- Колко тестови сценария ни трябват?
- Колко от съществуващата документация ще трябва да променим?
- Колко време да напишете новата документация?
- Изисквания за тестови данни?
- Време за изпълнение на теста?

Благодаря,
X, QA екип.

Ако бях получател на имейл №1, ето какво ще се случи:

  • Възможно е дори да не го отворя веднага, защото темата не прави нищо, за да предаде важността на съдържанието на имейла.
  • Дори и да съм го отворил - нека си го признаем, това е само една голяма част от думите; най-малкото досадно.
  • Задачите, които трябва да се изпълнят, или очакванията от мен са доста неясни, така че наистина нямам идея какво да правя.

Но ако получа имейл # 2:

  • Знам за какво става въпрос в имейла - темата ми помага правилно да позная тона на това, което се съобщава.
  • Съдържанието е ясно организирано в маркирани точки, за да улесни разбирането.
  • Всички задачи, които трябва да се изпълнят, и ETA са ясно определени, така че да знаете какво да правите.

В идеалния случай бих разделил съобщението и бих изпратил 2 отделни имейла за двете теми, за които предоставям актуализации.
Но това е вашият избор.

Както можете да видите, предприемането на прости мерки подобри качеството на комуникацията.

Указания, които правят комуникацията по имейл по-гладка и ефективна

# 1) Организирайте мислите си, преди да започнете да съставяте имейла.

# две) Използвайте темата в своя полза - Задайте тона на това, което ще съдържа имейлът. Позволете на получателите да надникнат, ако искате, във вътрешността.

# 3) Използвайте знамето „Важно“ на програмата за електронна поща, за да сигнализирате за критична комуникация, но отново бъдете разумни в решението си какво представлява важно. Например, ако тестването не може да продължи поради някаква грешка и всички екипи трябва да знаят за това - маркирайте имейла като важен.

# 4) Определете ясно намерението на имейла. Има 3 основни причини за имейл

  • Предоставяте информация - Бъдете отчетливи относно това, което пишете. Дръжте го ясно, нека бъде просто. Поддържайте я кратко.
  • Искате информация - Какво искаш, кога искаш, как искаш.
    Например, Бих искал копие от документа за план за изпитване от EOD. Моля, поставете същото в общата папка на проекта и ми кажете . - Подобно изявление ще ви каже „Какво - планът на теста, кога - EOD и как - поставете го в общата папка.
  • Признание - Това са еднолинейни и нямат много за тях. Обикновено „Благодаря“ или „Готово“.

# 5) Опитайте се да проверите правописа. Повечето приложения за електронна поща се предлагат с опция за извършване на тази проверка задължително всеки път, когато се изпраща имейл.

разлика между тестване на sit и uat

# 6) Когато сте включени в списъка на CC, това означава, че това е FYI. Така че просто трябва да знаете какво се случва, но действия от вас не се очакват.

# 7) Не използвайте „Отговор на всички“, когато не е необходимо.

# 8) За да избегнете „отговор на всички“ на имейл, изпратен до множество получатели, BCC всички имейл адреси.

# 9) Бъдете чувствителни. Когато изпращате критични или отрицателни отзиви за даден човек или продукт, опитайте се да го направите, като говорите директно с човека или изпратите имейл само на този човек.

Предложено четене = >> Инструменти за тестване на темата за имейл

Още няколко съвета за избягване на „Опа” моменти

# 1) Добавете имейл адресите в полетата До, CC или BCC в края, след като съставите имейла и сте доволни от съдържанието, което сте написали. Това е така, защото понякога може случайно да натиснете „изпрати“, преди да сте готови и в крайна сметка да сте изпращач на непълен или неправилен имейл.

# две) Когато се случи случайно да изпратите наполовина пълен (или наполовина непълен, в зависимост от вашата философска склонност) имейл, има опция за извикване, за да се поправите.

# 3) Ако сте нов в писането на официални имейли - опитайте се да накарате връстник да ви го прочете, преди да го изпратите, и да получите неговото / нейното мнение.

# 4) Не използвайте разговорен израз или идиома, освен ако не знаете какво означава това. В крайна сметка може да кажете нещо смущаващо и имейл, след като бъде изпратен, е почти вграден в камък.

Наистина се надявам това да ви помогне да пишете по-добри имейли. Споделете своя опит с нас.

Имате ли още съвети? Моля, предоставете отзивите си и не се колебайте да коментирате по-долу.

Препоръчително четене

^