executive assistant skills
Научете за ролите и отговорностите, заплатите и основните умения, необходими, за да станете успешен изпълнителен асистент:
Ролята на изпълнителните асистенти се е развила през последните години. От самото отговаряне на телефонните обаждания и поздравяването на гостите на офиса, те се превърнаха в стратегически партньор, решаващ проблеми и доверен доверен човек днес. Сега те имат по-голяма стойност от преди. Тяхната функция се превърна в по-стратегическа от поддържащата.
Днес ръководителите разчитат много на своите помощници за много повече от просто административна помощ. Те зависят от своите експерти за техническа експертиза, стратегически съвети и критичен анализ на ситуацията. Тяхната роля се простира до заплитане в широк спектър от неща и различни въпроси като вътрешни комуникации, управление на проекти, планиране на събития и т.н.
Какво ще научите:
- Роли и отговорности на изпълнителния асистент
- Заплата на изпълнителен асистент
- Списък на уменията на изпълнителния асистент
- Умения на изключителен изпълнителен асистент
- Какво прави изпълнителния асистент Rockstar?
- Заключение
Роли и отговорности на изпълнителния асистент
Тяхната работа се описва като ролята на властта. И така, неизбежно е асистентът да има някакъв набор от специални умения, за да работи през всичко. Ако планирате да бъдете такъв, ето списък на основните и основни умения, които трябва да притежавате. Но преди това трябва да знаете какви са отговорностите на изпълнителен асистент.
Отговорности на изпълнителен асистент
[изображение източник ]
въпроси и отговори за интервю за тестване на автоматизация на Java
Въпреки че ролята и отговорностите на асистента са нараснали много през последните години, някои от основните са останали същите.
Отговорностите включват:
- Подготовка на документи като финансови отчети, фактури, бележки, писма, отчети и др.
- Грижа за повикванията, ако е необходимо, като отговаряне на тях, маршрутизиране или предаване на съобщенията.
- Грижа за основното счетоводство.
- Събиране и архивиране на фирмени записи, доклади и документи.
- Подготовка на документи за преглед и представяне след проучване и провеждане на данни.
- Помогнете на ръководителите да се подготвят за срещи.
- Точно записване на протоколи от срещата.
- Определяне на срещи.
- Използване на компютри за различни произведения.
- Организиране на пътувания.
- Управление на база данни, поръчване на консумативи и изпълнение на подобни офис задължения.
- Проверка, сортиране и разпространение на комуникации като факсове, имейли, писма и др.
Заплата на изпълнителен асистент
[изображение източник ]
Работните места на асистенти са класирани на второ място в списъка на най-добре платените работни места на пазара и не се нуждае от определена степен или ниво на образование. Заплатата на EA варира в различните отрасли. Те могат да спечелят между 55 000 и над 70 000 долара.
Списък на уменията на изпълнителния асистент
Да бъдеш изпълнителен асистент е трудна работа. Така че, ако сте запалени по тази работа, има някои основни умения, които трябва да имате.
Тези умения са обяснени подробно по-долу:
# 1) Склонност към разговори
Изпълнителният асистент е като говорител и думите им се вземат под внимание на шефа им. Следователно, страхотните комуникативни умения на експертно ниво с подходящи телефонни етикети и излъскан език са задължителни. Трябва да сте убедителни и да можете да поставяте всичко на масата точно и ясно.
Често асистентите трябва да поемат фактическите роли на вътрешните комуникации от името на шефовете си. Освен това ръководителите искат да проверят идеите във вас или да получат вашето мнение за нещо жизненоважно. Така че те трябва да могат честно да изложат своята гледна точка.
# 2) Безупречни умения за организиране и определяне на приоритети
Това е абсолютно задължително за изпълнителните асистенти, тъй като те имат бърза и постоянно променяща се роля. Така че те не могат да си позволят да загубят всяко време, когато са неорганизирани. Добрият ръководител трябва да бъде безупречно организиран.
Те изискват да приоритизират задачите според фокуса и да ги завършат една по една. Те помагат на шефа си при определяне на приоритетите на задачите и затова трябва да направят същото и преди. По този начин това им позволява да помогнат на шефа си да сведе до минимум разсейването и да се концентрира само върху най-належащите въпроси и дейности, които са с най-голям лост.
Това изисква добра преценка, за да решите какво се нуждае от внимание и какво можете просто да изключите. Асистентът трябва да си сътрудничи с шефа си, за да даде приоритет на работата. За да сте добри в приоритизирането на целите си за голяма картина, трябва да е ясно, защото без ясни цели не можете да го направите.
# 3) Многозадачност
[изображение източник ]
Е, многозадачността е мит, защото мозъкът ни може да се справи само с една сложна работа наведнъж. Но известна степен на многозадачност е от съществено значение за ролята на изпълнителен асистент. Сега можете да направите това, като комбинирате две прости задачи.
Например, вие се обаждате и човекът от другата страна е поставил обаждането ви на задържане. Отделете това време, за да отговорите на някои имейли или да направите резервации за пътуване. Трябва да дадете приоритет на работата си и да ги завършите един по един. Но смесването на някои безсмислени задачи ще ви спести много време.
# 4) Владеещ технология
Изпълнителните асистенти трябва да са специалисти в технологичните умения, тъй като те трябва да създават фирмени отчети, да извършват въвеждане на данни, да управляват календари и т.н. Така че, вие трябва да сте добре запознати с инструментите на MS Office, интернет и т.н. Те също често трябва да работят със системата за управление на връзките с клиентите, виртуалното бюро за помощ и платформата за обслужване на клиенти.
Ето защо изпълнителният асистент трябва да има задълбочени познания за операционните системи, софтуера, браузърите и т.н.
# 5) Око за подробности
Комуникацията с партньори и клиенти е чувствителна, така че докато се справяте с тях, трябва да бъдете ориентирани към детайлите. Това им помага да избягват грешки при писане и граматически грешки. Наблюдаването на подробности също помага в други работи, заедно с осигуряването на надеждни и точни данни за работата.
Грешките не само биха намалили вашата репутация, но и ще накарат шефа ви да постави под въпрос вашата надеждност.
# 6) Решително и бързо
Да си изпълнителен асистент е като да тичаш с бързи темпове през цялото време. Нямат време да бъдат бавни или неясни. Трябва да можете да оцените ситуацията, да съберете необходимата информация, да зададете важни въпроси и след това да действате бързо.
Може да не винаги разполагате с цялата необходима информация, но винаги ще трябва да действате уверено и бързо. Няма да получите лукса да чакате за повече яснота или по-лошо, дори понякога разрешение.
Умения на изключителен изпълнителен асистент
Има изпълнителни асистенти и след това има изключителни асистенти. Изключителните са тези, които носят някои други умения в допълнение към гореспоменатите.
# 1) Ресурси
Изпълнителните асистенти често са помолени да изпълняват невъзможни задачи. И не можете да се оплаквате, защото това е част от работата, идва с територията. Трябва да имате връзки, хора, от които можете да спечелите пари. Трябва да сте наясно с всички подходящи места за различни неща, кой да се обърне, как да преговаря и къде да търси. Това е начинът, по който ще можете да извлечете невъзможното.
# 2) Останете спокойни
[изображение източник ]
Ръководителите често имат работа под високо налягане и повечето от тях също са взискателни. Този натиск и искания се предават на асистентите. Много дни ще бъдат като пожарната тренировка. Така че, трябва да запазите спокойствие. Само така ще успеете да спазите срокове и да завършите задачите.
как да отворите jar файл
# 3) Помислете за голямата картина
Изпълнителните асистенти работят с всички нива на служители и множество отдели. За да се справяте ефективно с нещата от името на вашия шеф, трябва добре да разбирате бизнеса. Ако не сте в състояние да разберете нещо, уговорете среща за обяд с някой, който разбира, и говорете с него.
Можете също да направите същото с някой от всеки отдел. Това ще ви помогне да придобиете повече знания за това как екипът играе жизненоважна роля в по-голямата мисия на компанията. Това е един от най-добрите начини за работа в мрежа. Трябва да имате основни познания за всичко, за да можете да предложите жизненоважни идеи на началниците и шефа си.
# 4) Твърда дискреция
Ръководителите постоянно се занимават с чувствителна информация и това означава, че асистентите също имат достъп до тях. С цялата привилегирована информация трябва да се работи деликатно.
Успехът на изпълнителния асистент се основава на доверие. Небрежността с чувствителна информация може не само да наруши това доверие, но и да ви коства работата. И ако погрешно сте направили фиш, притежавайте го. Кажете на шефа си преди някой друг и разработете лекарство за това.
# 5) Предвиждайте
[изображение източник ]
Изпълнителните асистенти процъфтяват, когато могат да предвидят възможните събития и да предвидят проблемите, дори преди да се обърнат към пълноценни проблеми. Те трябва да могат да предвиждат ситуативно и лично също.
Ситуационното очакване е, когато предвиждате възможностите за възникващ проблем и активно работите, за да ги спрете да се случват. Личното очакване е да познавате особеностите и предпочитанията на вашия шеф. И в двата сценария трябва да можете да го спрете в ранния етап, което ще ви спести безброй главоболия по пътя.
безплатен уеб базиран софтуер за часовник
# 6) Гъвкавост
Работата на изпълнителен асистент е широка и различна. Това означава, че ще трябва да се въртите на 360 градуса в даден момент. Нещата се променят с щракване на пръстите и асистентите трябва да се адаптират и да реагират по съответния начин.
Те трябва да могат бързо да променят това, което търсят. Например, може да се опитвате усилено да направите нещо, точно тогава шефът ви влиза и изисква спешно да завършите друга задача. Трябва да можете да поставите на пауза работата на ръка, за да завършите новозададената работа. Но тогава трябва да можете да се върнете към това, което сте правили.
Какво прави изпълнителния асистент Rockstar?
Да бъдеш изпълнителен асистент не е лесно, но да си асистент на рок звезда отнема много повече. Когато сте толкова добри, шефът ви зависи от вас за много неща. В този случай не можете да отстъпите или да станете бавни. Трябва да останете една крачка напред и да бъдете асистент на рок звездата.
# 1) Бъдете проактивни
[изображение източник ]
За да бъдете асистент на рок звезда, трябва да имате собствен ум. Не винаги можете да разчитате на шефа си да ви каже какво трябва да се направи. Много неща могат да се объркат в един ден на изпълнителен директор и затова очакването е жизненоважно.
Въпреки това е също толкова важно да имаме правилния подход към проблемите. Винаги се опитвайте да сте готови с решение, дори преди да бъдете помолени, и се опитайте да имате готови алтернативи.
# 2) Имайте дебела кожа
Изпълнителните асистенти всеки ден се срещат с различни хора и не всеки се държи мило с тях. Някои хора могат да имат лош ден или някои са естествено мръсни по природа. За да се справите с такива хора, трябва да се научите да не приемате нищо лично. Често се нуждаят от някой, който да излезе навън. Не трябва да позволявате този вид критика да ви нарани.
В противен случай винаги ще бъдете изтощени, унили и раздразнени. Вие също ще изостанете в работата си. Така че, ако срещнете такива хора, отидете на разходка или кафе, медитирайте или нещо, което ви помага.
# 3) Бъдете готови да изминете допълнителна миля
Добрият асистент винаги трябва да има желание да се учи. Това е единственият начин да изпреварят новия софтуер, процедури и технологии. Така че, трябва да сте независим мислител, който не винаги се нуждае от някой, който да ви напътства.
Понякога работата може да бъде поразителна, в тези моменти останете спокойни, подредете приоритетите, след това делегирайте задачата и последващите действия проактивно. Трябва да бъдете неуморни в разрешаването на проблемите, предотвратяването на кризата и спазването на ангажиментите. С няколко думи трябва да сте готови, надеждни, умни и уверени в себе си. Това е единственият начин да бъдете актив за организацията.
# 4) Доброволец за специални проекти
Ако има специален проект и изпълнителният директор няма достатъчно брой служители, за да се посвети на него, се включете в доброволческа дейност. Ще ви бъде твърде много да се включите в проекта, като същевременно запазите старата си работа, но никога не смятайте нито една работа за твърде малка.
Често задавани въпроси
В # 1) Кои са първите три умения на изпълнителен асистент?
Отговор: Уменията включват:
- Трябва да е опитен в технологиите.
- Добър в устната и писмена комуникация.
- Те трябва да знаят как да организират всичко.
В # 2) Защо помощниците са важни за ръководителите?
Отговор: Асистенти се грижат безкрайно за нуждите на своите шефове и също така предвиждат техните нужди. Те държат шефовете си в течение и навреме за всичко. С прости думи, работата на асистента е да поддържа генералния директор организиран и да ги прави да изглеждат добре.
В # 3) Как да станете изпълнителен асистент на изпълнителния директор?
Отговор: Трябва да притежавате поне бакалавърска степен, заедно с добри комуникативни умения и владеене на езика. Наличието на напреднала степен също помага.
В # 4) Какво е значението на изпълнителен асистент на ниво C?
Отговор: Известен също като C-костюм, той е прилагателно за описване на ръководители от висок ранг в организация. С означава началник. Служителите или ръководителите на ниво C се считат за мощни и влиятелни.
Заключение
Като изпълнителен асистент ще можете да работите с различни приложения, инструменти и програми. Освен това трябва да работите върху вашите междуличностни умения, тъй като те са еднакво важни. Можете да се научите да използвате нова програма, която ще ви помогне да изпълнявате много задачи. Но за да бъдете най-добрият изпълнителен асистент, трябва да можете да предвидите какво може да се наложи на шефа ви след това.
Винаги трябва да се справяте добре с трудни хора и да разбирате колко е важно поверителността. Това са основните умения за един страхотен изпълнителен асистент.
Препоръчително четене
- Тестване на софтуер QA Assistant Job
- ИТ подкрепа и развитие на бизнеса Изпълнителен координатор за обучение на сперма Пуна
- Как да поискате повишение и повишаване на заплатата в тази оценка
- Как да подобрите своите умения за тестване и да победите конкуренцията!
- Как да разбера коя QA работа най-добре ви подхожда въз основа на вашите умения?
- Инструменти над уменията: Пропускаме ли точката?
- Лидерство в тестването - Тествайте отговорностите на водещия и как да управлявате ефективно тестовия екип
- Coolmuster Android Assistant за възстановяване на данни за Android [ПРЕГЛЕД]